内部統制システムの基本方針

当社は、会社法第362条第4項第6号並びに会社法施行規則第100条第1項及び第3項に基づき、以下のとおり、「業務の適正を確保するための体制」(「内部統制システム」)の基本方針を定める。
1.取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
  • (1)当社は、グループ全体の役員、従業員が守るべき行動規範として「ベルク行動基準」を定める。また、「商売六訓」を倫理規範とする。
  • (2)取締役は、すべての職務の執行において、業務の有効性及び効率性、財務報告の信頼性、事業活動に関わる法令等の遵守ならびに資産の保全を図るため、内部統制に係る体制の整備を行わなければならない。
  • (3)取締役は、内部統制の運用に係る有効性が確保されるように、継続してその有効性の評価を行わなければならない。有効性の評価にあたっては、内部監査部門である監査室を設置し、職務執行全般における継続的監視活動を行う。また、コンプライアンス委員会を設置し、法令遵守に係る体制の整備、継続的監視活動を行う。
2.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

文書管理規程に従い、取締役の職務執行に係る情報を文書または電磁的媒体に記録し、保存する。取締役及び監査役は、文書管理規程により、常時これらの文書等を閲覧できるものとする。

3.損失の危険の管理に関する規程その他の体制
  • (1)当社及び当社グループの将来生み出す収益に対して影響を与えると考えられる事象発生の不確実性を予測し、認識したリスクに迅速かつ的確に対応するためリスク管理規程を策定し、リスク管理委員会を設置する。
  • (2)コンプライアンス、環境、災害、品質、情報セキュリティ等に係るリスクについては、コンプライアンス委員会にて決め事の策定、それぞれの担当部署にて、規則・ガイドラインの制定、研修の実施、決め事の作成・配布を行う。
  • (3)監査室にて、各店舗及び本社の各部署、グループ会社を定期的に監査することにより、また、本社に「お客さまサービス課」を設置し、お客様からの苦情を直接本社で受けることにより、リスクの所在を早期に発見し、経営トップに報告する体制をとる。
  • (4)会社経営に重要な影響を及ぼすと考えられるものだけでなく、各店舗で発生した苦情、トラブルについても経営トップに報告することとし、全社的な対応を実施することにより、リスクの回避に努める。
4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
  • (1)業務の運営については、将来の事業環境を踏まえ中期経営計画及び各年度予算を立案し、全社的な目標を設定する。各部門においては、その目標達成に向け具体策を立案し実行する。
  • (2)月次業績は、IT活用により迅速に報告され、予算との対比で要因分析及び対策を検討し、実行計画については、社長を議長とした週1回のクロスミーティング及び月1回の合同会議で策定し、業務を効率よく実行する。
  • (3)取締役会を毎月1回開催し、重要事項の意思決定を機動的に行うと共に、取締役の業務執行状況の監督等を行う。
  • (4)取締役の任期を1年とすると共に、執行役員制を導入することにより、業務の意思決定・監督機能と業務執行機能を分離し、取締役会のチェック機能を強化する。
  • (5)取締役会の決定に基づく業務執行については、「組織規程」「業務分掌規程」「職務権限規程」において、それぞれの責任者及び執行手続きの詳細について定める。
5.使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
  • (1)コンプライアンス委員会を設置し、社員の具体的行動規範を定めた「ベルク行動基準」「コンプライアンスガイド」を作成し、また、「商売六訓」を倫理規範とし、全取締役、全従業員を対象に、リスク管理の重要性、法令及び企業倫理の遵守について周知徹底を図る。
  • (2)監査室は、一般業務における従業員の活動及び制度を公正な立場で評価、指摘し、コンプライアンスの指導にあたる。
  • (3)法令及びコンプライアンスに関わる諸問題については、顧問契約を結んだ複数の弁護士により随時アドバイスを受け入れられる体制をとる。
  • (4)内部通報制度である「従業員情報ダイヤル」を設置し、通報、相談が適時に行われる体制を整備し、かつ、内部通報者の権利を保護する。
6.当該株式会社及び子会社からなる企業集団における業務の適正を確保するための体制
  • (1)当社グループの株式会社ホームデリカ及び株式会社ジョイテックは、当社の法令遵守・リスク管理の体制に適応し、業務の適正を確保する。
  • (2)当社のグループ会社に関する管理は「関係会社管理規程」に基づきグループ会社を管理する体制とし、グループ会社の経営内容を的確に把握するため重要な事項については取締役会に報告をする体制をとる。
  • (3)当社の監査室が「内部監査規程」に基づき、定期的に業務監査を実施すると共に、当社本社の管理担当部門が横断的に指導し、業務の適正化を推進する。
  • (4)それぞれの企業に監査役及び管理責任者を任命し、内部統制に関する責任と権限を与える。
7.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する体制

監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合は、監査役と協議して、遅滞なく監査役の下に使用人を配置することができるものとする。

8.監査役の職務を補助すべき使用人の取締役からの独立性に関する事項

監査役の下に配置された使用人は代表取締役、取締役及び当社の使用人から独立し、監査役及び監査役会の指揮命令のみに従い、その職務の遂行にあたる。
また、独立性を確保するために、当該使用人の人事異動、人事評価及び懲戒処分等については、監査役会の事前の承認を必要とする。

9.取締役及び使用人が監査役に報告するための体制その他の監査役への報告に関する体制
  • (1)監査役は、取締役会、コンプライアンス委員会等の重要な会議のメンバーとして参加し、取締役などから報告を受けるとともに、意見を述べることができる。
  • (2)取締役及び使用人又はこれらの者から報告を受けた者は監査役に対し、次に定める事項を報告することとする。
    • ① 毎月の経営状況として重要な事項
    • ② 会社に著しい損害を及ぼす恐れのある事項
    • ③ 内部監査状況及びリスク管理に関する重要な事項
    • ④ 重大な法令・定款違反
    • ⑤ 社内通報システムの通報状況及びその内容
    • ⑥ その他コンプライアンス上の重要な事項
    • ⑦ 重要会議議事録、稟議書の回付義務付け
10.上記9の報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な扱いを受けないことを確保するための体制
  • (1)通報者に、不利益が及ばない内部通報窓口への通報状況とその処理の状況を定期的に監査役に報告する。
  • (2)内部通報窓口への通報内容が監査役の職務の執行に必要な範囲に係る場合及び通報者が監査役への通報を希望する場合は速やかに監査役に報告をする。
11.監査役の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続きその他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
  • (1)監査役が、その職務の執行について生じる費用の前払又は償還等の請求をしたときは、当該監査役の職務に合理的に必要でないと認められた場合を除き、速やかに関係部門より、当該費用又は債務を処理する。
12.監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
  • (1)監査役は、必要な都度、代表取締役社長ならびに各業務執行取締役、監査法人と意見交換会を開催する。
  • (2)前項に関わらず、監査役はいつでも必要に応じて、取締役及び使用人に対して報告を求めることができることとする。
  • (3)監査役会に対して、必要に応じて専門の弁護士・会計士等を招聘し、監査業務に関する助言等を受け入れる機会を保障する。
  • (4)監査役は、監査室、会計監査人、その他必要と認める者と連携して監査を実施し、監査の実効性を確保する。
13.財務報告の信頼性と適正性を確保するための体制

当社及び当社グループは金融商品取引法の定めに従い、良好な統制環境を保持しつつ、全社的な内部統制及び各業務プロセスの統制活動を強化し、適正かつ有効な評価ができるよう内部統制システムを構築し、かつ適正な運用を行っていくものとする。
また、財務報告に係る内部統制において、各組織(者)は以下の役割を確認する。

  • (1)監査役は、取締役会、コンプライアンス委員会等の重要な会議のメンバーとして参加し、取締役などから経営者は、組織のすべての活動において最終的な責任を有しており、本基本方針に基づき内部統制を整備・運用する。
  • (2)取締役会は、経営者の内部統制の整備及び運用に対して監督責任を有しており、財務報告とその内部統制が確実に実行されているか経営者を監視、監督する。
  • (3)監査役は、独立した立場から、財務報告とその内部統制の整備及び運用状況を監視、検証する。
  • (4)監査室は、内部統制の目的をより効果的に達成するために、内部監査活動を通じ内部統制の整備及び運用状況を検討・評価し、必要に応じてその改善策を経営者ならびに取締役会に提唱する。
14.反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方及びその整備状況

当社及び当社グループは、社会的責任及び企業防衛の観点から、社会の秩序や安全に対して脅威を与える反社会的勢力及び団体については、取引を含め一切関係を持たず、断固たる態度で不当な圧力には屈しないことを事業活動の基本とする。

  • (1)当社及び当社グループは、反社会的勢力排除に向け、「金を出さない」、「利用しない」、「恐れない」を原則に、毅然とした態度で対応することとし、その徹底を図る。統括対応部署は、社内への指導、外部の専門機関との連携、情報の収集にあたるとともに、反社会的勢力による不当要求事案等の発生時には、警察当局と緊密な連携のもと対応する。
  • (2)当社は、埼玉企業暴力防止対策協議会の加盟企業の一員として、以下の宣言を行っている。
    • ① 不法不当な要求行為に対しては、断固としてこれを拒否する。
    • ② 株主権の行使に関しては、財産上の利益を供与しない。
    • ③ 法と企業倫理を守り、社会的責任を全うする。
  • (3)「ベルク行動基準」に基本的考え方を明記しており、役員及び従業員に対して、社内文書や社内報による周知だけでなく、取締役会をはじめ各会議においても適宜注意の喚起を行っている。

以上